Digital Workplace Days

Des organisations étendues, soudées par une plateforme collaborative

Faciliter la communication interne, de même que garder le lien entre tous ses acteurs, reste un enjeu principal pour une organisation étendue, avec en toile de fond la nécessité de renforcer le sentiment d'appartenance. Pour relever cet enjeu, à l'Union nationale des familles de traumatisés crâniens et cérébro-lésés (UNAFTC) et à la Fédération nationale des Cuma (FNCUMA), on a fait le choix d'une plateforme collaborative Jalios. A la FNCUMA, celle-ci devait s'adapter à une organisation complexe. La fédération nationale communique directement vers les 199 000 agriculteurs adhérents, membres de coopératives d'utilisation de matériel agricole, mais aussi à travers ses fédérations régionales, qui elles le font directement ou via des structures départementales. A cette complexité, s'ajoutait la nécessité de tenir compte du profil des utilisateurs : agriculteurs, salariés de fédération et élus agriculteurs en charge d'administrer celles-ci. 

Relayer l’actualité et les bonnes informations

Dans ce contexte, la FNCUMA a opté pour un portail de communication personnalisé. Déployé sur la solution Jalios Workplace, il tire parti des fonctions de gestion de droits de cette dernière pour assurer le respect des bons circuits de communication et faire que chacun retrouve, sur sa page d'accueil, l'information qui lui est destinée, notamment selon son territoire. Avec son portail, la FNCUMA peut d'ailleurs désormais mieux relayer l'activité locale, chaque salarié et élu de fédération pouvant directement publier de l'information. Outre de l'actualité, une base documentaire et un calendrier des événements locaux et nationaux, le portail dispose d'un annuaire de tous les salariés, avec spécifiées leurs compétences. Une brique essentielle pour créer un sentiment d'appartenance, favoriser le partage d'expertise entre fédérations et amener celles-ci à davantage travailler ensemble. Pour faciliter la transversalité, le portail permet aussi de créer des communautés, au sein desquelles les fédérations peuvent notamment collaborer autour de projets et d’objectifs communs.

Un extranet collaboratif pour unifier communication et collaboration

Du côté de l'UNAFTC, le contexte était différent. Celle-ci a une double vocation. D'abord, accompagner les personnes cérébro-lésées et leurs proches en leur apportant de l'information experte et pratique. Ensuite, favoriser le partage d'expérience et d'expertise entre ses adhérents, composés des membres de ses associations et de professionnels de différentes spécialités : santé, soins, social, droit... Pour remplir ces missions, la solution retenue par l'UNAFTC mixe un site internet et un extranet collaboratif. Via le premier, tout un chacun accède à de l'information pour mieux comprendre les cérébro-lésions. Des fiches pratiques facilitent la connaissance des droits des personnes touchées et des structures les accompagnant. Une carte interactive permet d'identifier rapidement ces dernières. Quant à l'extranet, il fournit des espaces collaboratifs grâce auxquels l'UNAFTC peut mieux communiquer vers tous ses adhérents, favoriser le partage d'expérience entre eux, faciliter la mise en place de projets communs. Privée, cette dimension collaborative est cependant ouverte aux non-adhérents sur inscription, afin de pouvoir fédérer plus largement. Déployée aussi sur Jalios Workplace, la solution de l'UNAFTC va maintenant lui permettre de fournir à chacune de ses associations régionales la possibilité de renforcer sa visibilité en mettant en place son propre site internet.

Animer les communautés dans la durée

Au-delà de l'outillage, l'enjeu pour ces deux organisations est désormais de faire vivre leurs plateformes collaboratives. Mais avec le contexte sanitaire, ces dernières, toutes deux lancées en 2020, ont déjà démontré leur capacité à maintenir et créer du lien. A la FNCUMA, les fédérations se sont notamment approprié les communautés pour leurs groupes de travail, quant à l'UNAFTC les espaces collaboratifs ont su fédérer de nombreux adhérents, mettant sur la table la question de leur animation dans la durée plus tôt que prévu. 

Jeudi 24 novembre 2022 Management 3.0 & futur de la collaboration

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Quels seront les outils collaboratifs de demain ? Et surtout comment seront-ils utilisés ? Pour quel type de management ?