Digital Workplace Days

Comment mettre en place un travail hybride au service du management ?

Depuis la crise que nous avons traversée, si ça n'est pas encore fait, il est presque indiscutable que la majorité des entreprises, dans un futur proche, se tourneront vers un modèle de travail plus flexible, le monde du travail ne sera plus le même qu'avant. D'après une étude de la Dares, plus de 65 pourcents des salariés souhaitent désormais choisir leur lieu de travail et ce pourcentage pourrait grimper à 85 pourcents pour les salariés qui font déjà du télétravail. De nombreux chefs d’entreprise et de managers se posent donc aujourd’hui la question de la réorganisation et de l'accompagnement de leurs équipes ainsi que de la mise en place opérationnelle du travail hybride. Quelles seraient les bonnes décisions à prendre pour installer progressivement une organisation de travail adéquate et pour aller plus loin, un espace de travail commun ? Comment créer une Digital Workplace où communication interne et externe, libertés individuelles et productivité se confondraient naturellement pour une meilleure collaboration ? 

Qu’entend-on par travail ou équipe hybride ?

Il est évident que le travail hybride est une tendance qui s'installe dans la vie professionnelle des Français depuis un moment et pour longtemps. C'est un quotidien mêlé entre travail à domicile ou "à distance" certains jours, en présentiel ou "sur site" pour d'autres, répartis plus ou moins régulièrement sur la semaine, sur le mois, voire pour certains sur différents moments de la journée. Certains y voient une nouvelle liberté, mais le travail hybride est une préférence propre à chacun. Quand un groupe de salariés s’engagera presque tête baissée, un autre sera plus difficile à motiver. C'est un risque à prendre pour réussir à garder et attirer les meilleurs talents. Ce mix d'équipes travaillant à distance ou en présentiel (ou a minima sur des sites différents) est ce qu’on nomme des équipes hybrides. Ils représentent, sans le savoir, l'avenir de nos modes de travail et le fondement de ce que l’on nomme la Digital Workplace. Cette nouvelle façon de travailler, au-delà d'une tendance, est un défi entièrement nouveau pour la plupart des managers, il est donc important de réfléchir à des stratégies à mettre en place pour identifier les besoins spécifiques de ces nouveaux travailleurs pour réussir à diriger une équipe hybride.

Nos 10 conseils pour bien manager une équipe hybride

Définir des objectifs clairs pour chaque salarié, qu’il soit en travail hybride ou non. 


La première chose à faire est de responsabiliser vos équipes en définissant des objectifs de travail clairs et atteignables. Il est essentiel que chacun connaisse ses missions, mais aussi celles des autres. Quoi de plus compliqué et chronophage que de passer plusieurs minutes ou heures par jour à chercher qui contacter pour retrouver quel document ou répondre une question ? Vous avez par la suite la possibilité de programmer des réunions d’équipes transverses pour évaluer les progrès de chaque salarié et suivre la bonne tenue des différents projets. Sans toutefois être trop récurrentes, ces réunions sont un bon moyen de motiver vos troupes sans mettre la pression et surtout de comprendre ce que font les autres et ce qui est attendu. Ainsi, que vos équipes de travail soient distribuées en présentiel ou à distance, elles sauront à qui s'adresser pour tel ou tel sujet.

Définir des horaires de travail et les modes de communications hybrides, eux aussi.

 
Définissez un planning clair pour chaque membre de l’équipe, communiquez sur les disponibilités et les lieux de travail de chacun en fonction des moments pour que vos collaborateurs puissent savoir rapidement quand et où les autres travaillent, y compris ceux qui ne se trouvent pas au même lieu. Vous pouvez aussi aller jusqu'à rédiger ensemble une charte de fonctionnement et de communication en télétravail / travail hybride : Indiquez les plages horaires communes pendant lesquelles l'ensemble des collaborateurs s'assurent d'être disponibles, les moyens de faire comprendre qu'ils ne le sont pas (statut "occupé" "en production" " disponible, slots particuliers sur les agendas partagés...) et les façons de les solliciter. Certains peuvent préférer qu'on leur demande s'ils sont disponibles par web chat avant de les appeler en visio, d'autres préféreront le téléphone plutôt que l'email, etc. 

Le travail hybride est un révélateur d'inégalité, Essayez d'éviter les conflits entre vos équipes hybrides.


Cela n’a rien de surprenant à ce que des conflits entre vos équipes en remote et ceux au bureau apparaissent. Le télétravail et plus généralement le travail hybride peut être UN révélateur d'inégalités et de conflits. C’est un peu le lourd tribu des équipes hybrides. Mise à l’écart, voire isolement pour les uns, charge de travail faible ou trop élevée pour les autres, les critiques peuvent vite aller bon train et la charge mentale de certains de vos collaborateurs peut monter en puissance. Il faut donc encourager une culture du respect et du soutien et pousser tous les salariés, qu’ils soient au bureau ou à distance, à développer leurs relations de travail et à communiquer les uns avec les autres. 

Maintenir une certaine équité entre les collaborateurs


Vos équipes travaillant en télétravail peuvent avoir l’agréable impression d’une amélioration de l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Impression qu’il sera nécessaire aussi de nourrir vos équipes au bureau, qui ne sont pas en télétravail ou qui ne peuvent pas l'être. Par exemple, en leur appliquant des horaires plus flexibles, en leur permettant de travailler en horaires décalés. 

Une oreille attentive au collaborateur


Manager des équipes hybrides, c’est faire preuve d’écoute et d’empathie. Poser une attention et un soutien franc et honnête à chacun de vos employés, qu'il soit en télétravail ou non. Cette oreille attentive sera bénéfique pour leur moral, leur motivation et leur productivité. D'autant plus pour les équipes qui sont à distance, pour lesquelles le travail hybride (qu'ils soient eux même en télétravail ou seuls au bureau) induit moins de communication informelle. Vous ne verrez pas si vos collaborateurs arrivent au bureau en souriant le matin, ni s'ils semblent inquiets en les croisant dans les bureaux. Recréez ces moments d'échanges avec vos collaborateurs, à l'occasion de pauses café virtuelles régulières par exemple, ou lors de moments de feedbacks directs plus réguliers. 

Communiquer efficacement, même en mode hybride


Le télétravail nuit aux relations sociales, c’est une triste réalité. Il est donc important en tant que chef d’entreprise ou manager de penser à des moyens pour que vos équipes en télétravail ne ressentent pas la solitude. Privilégiez le téléphone ou la visioconférence lorsque vous communiquez avec vos équipes en remote plutôt que les emails ou la messagerie instantanée. Recréez de l'interaction humaine dans leur quotidien. 

Mieux évaluer les performances pour un travail hybride efficace


Avec une équipe hybride, les méthodes d’évaluation des performances de chacun doivent être adaptées pour être équitables. Ainsi, indépendamment du lieu de travail des salariés, il faut se concentrer sur la qualité du travail produit plutôt que sur le temps de présence au bureau ou passé derrière son écran.  

Un recrutement pertinent et adapté aux besoins


Le recrutement de vos équipes en télétravail devra être le plus juste et pertinent possible. Au-delà des compétences liées aux missions, vous devrez vous assurez que le candidat pourra tenir le travail à distance sur la durée. Capacité d’adaptation, ponctualité, réactivité, mais aussi idéalement une première expérience en télétravail sont autant de softskills appréciés pour un travail à distance. 

Rassemblez toutes vos équipes, gardez le lien, même à distance.


Organiser des évènements va aider à resserrer les liens entre les membres de l’équipe hybride et leur permettre de se retrouver tous ensemble, voire parfois de se rencontrer pour la première fois. Lorsque cela est possible, imposez une demi-journée de présence au bureau pour toute l’équipe afin de partager un petit déjeuner ensemble par exemple. Cela fera du bien à l’équipe de se revoir et de se retrouver après de si longs mois. Proposez des repas offerts par la direction certains jours de la semaine, ou du mois, pour inciter vos collaborateurs à tous venir au bureau en même temps, pour créer des moments d'échanges en présentiel. Pensez aussi aux moments de rencontres à distance et/ou en mode Hybride, pour ne pas toujours avantager ceux qui sont en présentiel, optez pour des événements en ligne, comme des escapes games ou des jeux en ligne, qui peuvent aussi être accompagnés de moments de convivialité avec une box apéritif envoyée aux domiciles de vos collaborateurs. Le maître mot de ce genre d'événements est la préparation : pensez aux micros pour que les collaborateurs à distance entendent suffisamment bien et nommez des animateurs qui s'assureront du bon déroulement de ces événements hybrides.

Des récompenses et avantages pour tous


Les récompenses et les avantages sont très appréciés par les salariés et sont d’ailleurs excellents pour booster leur motivation et leur engagement. Si les récompenses proposées sont inaccessibles pour les télétravailleurs (par exemple, un cours de yoga au bureau ou une adhésion à prix réduit à une salle de sport proche du bureau), pensez à leur offrir des alternatives équivalentes à celles de leurs collègues au bureau. Ainsi, lorsque vous offrez le déjeuner à votre équipe, pourquoi ne pas livrer aussi un repas chez les personnes en télétravail ? Prendre le pas de la Digital Workplace est tout autant une question matérielle qu’immatérielle. Les outils numériques mis en place ne serviront à rien sans une acceptation collective et si votre organisation ne s'adapte pas au fonctionnement de vos collaborateurs. Prendre conscience de tous des enjeux, c’est vous donner plus d’opportunités de réussir votre migration vers le travail de demain. Mots clefs si nécessaires dans le back office du blog : Hybride, travail hybride, travail , culture, mode hybride, digital workplace ,jalios, organisation, tendance, étude, crise télétravail, entreprise, collaborateur. 

Jeudi 24 novembre 2022 Management 3.0 & futur de la collaboration

Pour découvrir d'autres enjeux autour de la Digital Workplace, inscrivez-vous au prochain rendez-vous Dwdays : 

Quels seront les outils collaboratifs de demain ? Et surtout comment seront-ils utilisés ? Pour quel type de management ?