Digital Workplace Days 2024

Comment réussir et faire du flex office un atout ? 

La ferveur autour du flex office est une chose qu’on peut difficilement renier. Les salariés se sont très vite acclimatés à ce nouveau mode de travail plus souple. Pourtant, une petite question reste en suspens, celle de savoir la disponibilité des équipements lors d’un retour au bureau. Une inquiétude légitime qui peut très vite être balayée d’un revers de main si l’on respecte certaines règles du jeu en matière de flex office. Si vous êtes dans ce cas de figure avec vos équipes, nous allons, dans cet article, vous donner quelques astuces pour parfaire votre organisation et ainsi rassurer vos collaborateurs.

Jouer avec les habitudes de chacun

La première chose à faire est d’étudier les comportements et habitudes de travail de vos collaborateurs. Mieux vous les comprendrez, mieux vous pourrez vous adapter. Qui travaille où ? Qui travaille avec qui ? Quel matériel est le plus utilisé ? Toutes ces petites questions vont vous aider à y voir plus clair dans l’organisation de votre entreprise. 

N’oubliez pas que le flex office c’est d’abord la gestion des occupations de poste. En moyenne, les entreprises adoptant le flex office optent pour un taux de 0,8 poste de travail par collaborateur. 

En d’autres mots, vous allez devoir vous positionner sur la densification d’un même lieu de travail. Plus de personnes au même endroit pour plus de travail collaboratif et donc un attrait supplémentaire pour les potentielles jeunes recrues. 

 Attention toutefois à ne pas mélanger torchons et serviettes. Certains corps de métiers ne peuvent pas être mélangés avec d’autres. Un comptable aura toujours besoin de son bureau fixe. Il vous faudra aussi prendre en compte la vigueur avec laquelle vos collaborateurs vont s'imprégner du flex office. Il existera toujours quelques irréductibles qui camperont sur leurs positions. Mais si de manière globale, la dynamique de groupe est actée alors c’est que votre stratégie aura convaincu.

Créer des espaces collaboratifs

Toute la logique du flex office réside dans des lieux de travail collaboratifs. La réduction de postes de bureaux fixes doit obligatoirement amener à la création d’environnements ouverts au travail d’équipe. 

Cela implique que les entreprises s’engagent à aménager ou réaménager leurs locaux de sorte à recevoir du mobilier spécifique au flex office : 
  • Des casiers
  • Des tables connectées (table avec connectiques informatiques et/ou écran visio intégré)
  • Des fauteuils connectés (grands fauteuils avec connectiques, petite lampe discrète et tablette de travail) 

Il s’agit non plus de supprimer un espace de travail pour une version un peu plus moderne mais bel et bien de créer un espace de vie. Un espace où chaque individu a une liberté de circulation et d’utilisation des équipements. 

Les espaces collaboratifs sont partout : 
  • Cafétéria
  • Bibliothèques
  • Salles de réunions
  • Cabines acoustiques
  • Accueil

Le flex office a pour ambition de créer une bascule d’un individu vers le collectif. Toutefois, l’ouverture aux autres ne doit pas empiéter sur la nécessité de travailler seul. Ce qui est dans la majorité des cas, une situation où l’individu est plus concentré et impliqué dans l'exécution d’une tâche. 

L’idée du flex office est de se défaire de mobilier de bureau personnel pour le remplacer par du mobilier collectif. Un détail qui encore une fois peut faire grincer des dents certains. L’astuce facile est de proposer à vos équipes la mise en place d’une plateforme de réservation de places. Vous rassurerez alors vos salariés les plus réfractaires.

Se donner du temps

Rome ne s’est pas faîte en 1 jour. Un adage qui sied à merveille au flex office. Ce nouveau mode de travail collaboratif exige en effet un temps d’adaptation, pour vous comme pour vos équipes.

Construisez doucement, étapes par étapes, ne vous jetez pas dans le grand bain tout de suite. Une prise de décision trop directe sera très certainement contre-productive. Encore une fois, il vous faudra convaincre la majorité de vos équipes. Testez, observez et corrigez ce qui vous semble juste pour arriver à une organisation saine pour tous. En moyenne, la phase d’approche vous demandera une petite année de travail. Un temps nécessaire pour : 
  • Concevoir le projet de flex office
  • Déployer le projet
  • Observer les réactions de vos équipes 
C’est durant cette période que vous devez impliquer les collaborateurs dans le processus de co-construction. Nous conseillons de mobiliser 10 % des équipes dans la phase de conception et de test. 

La direction aux commandes du flex office

Le meilleur moyen de performer le flex office reste que la démarche soit portée et valorisée par la direction. On a trop tendance à voir le flex office comme un simple aménagement de bureau, heureusement il est bien plus que cela. Il est une nouvelle vision du management d’entreprise. 

Ainsi, il est nécessaire d’accompagner les managers pour qu’ils appliquent les règles du flex office et surtout qu’ils ne s’approprient pas des espaces sur le long terme. 

À ce titre, la direction doit être irréprochable. Car si vous avez des collaborateurs qui sortent de la logique sous prétexte qu’ils ont un statut, cela décrédibilise totalement la démarche.

La réactivité de la DSI

Enfin, pour que les collaborateurs soient opérationnels, quel que soit l’endroit où ils se trouvent dans l’entreprise, il est nécessaire que votre direction des systèmes d’information (DSI) soit efficace et opérationnelle. 

Nous vous encourageons, si ce n’est pas déjà fait, à investir dans une flotte de PC portables et l’absence de câbles réseaux. Le flex-office est une stratégie humaine mais aussi technologique car la performance économique de l’entreprise reste un des objectifs prioritaires. 

Et à ce niveau la construction d’une Digital Workplace pour votre entreprise est une des clés de la réussite. Elle permettra un accès facile de vos collaborateurs à tous les outils numériques dont ils auront besoin pour travailler efficacement - outils d’organisation, intranet, social media interne etc… 

Ce nouveau mode d’organisation implique d’autres façons de travailler. Vous avez à présent une meilleure vue de ce qui vous attend.